Réponse
Exigences de la norme ISO 9001-2015
§ 7.5.2 - Création et mise à jour des informations documentées
Lors de la création et de la mise à jour des informations documentées, l’organisme doit s’assurer que les éléments suivants sont appropriés :
a) l’identification et la description des informations documentées (par exemple leur titre, date, auteur, numéro de référence) ;
b) leur format (par exemple langue, version logicielle, graphiques) et support (par exemple électronique, papier) ;
c) la revue effectuée (et leur approbation pour en déterminer la pertinence et l’adéquation).
Commentaires :
Comme toujours, la norme impose des résultats et non des moyens. Les résultats à assurer sont :
Une numérotation des versions et/ou une date d’approbation d’une nouvelle version aident à maîtriser ces résultats, mais le choix de tels moyens est laissé à la libre appréciation de
l’entreprise. La norme cite des exemples.
D’autres moyens ne nécessitant pas forcément de numérotation des versions sont par exemple :
L’expérience permet néanmoins de faire les recommandations suivantes :
Version et date
Afin de ne pas confondre une procédure valable pendant une période donnée avec la même procédure mise à jour, il est d'usage d'attribuer un numéro de version à la dite procédure. Le numéro de
version est incrémenté systématiquement lors des mises à jour du contenu de la procédure. Le raisonnement est le même pour les formulaires, à la différence que l'on parle de la mise à jour des
formulaires vierges, et pas des formulaires complétés. C'est donc dans ce cas le "lay out", le canevas vierge du formulaire qui change de version.
Il est pratique également, mais pas imposé, d'avoir recours à la date d'application du document. La date est liée au numéro de version.
Ce qui revient à dire: formulaire (ou procédure) de la version 2 du 31/10/16 par exemple.
Référence informatique
Rien n'oblige à référencer ses documents avec des codes ésotériques (que seul(e) le/la gestionnaire du système qualité maîtrise par ailleurs, ...). Il est simplement pratique de faire le lien
entre le nom informatique du document (procédure ou formulaire) et son processus associé. En principe, les documents utilisés comme documents de référence sont tous associés à un processus.
Pour nommer un document informatiquement (procédure ou formulaire), il est possible de le faire par :
Traçabilité de l’approbation
Pour ce qui est des rédacteurs, vérificateurs et approbateurs, c'est à l'entreprise de décider ce qu'elle souhaite faire apparaître comme information sur les documents concernés.
Mais il est nécessaire d'avoir les informations suivantes lors d'un audit :
Et ce, tant pour les procédures que pour les formulaires vierges.
Source : issue ou adaptée des FAQ ProCert, Didier Blanc, de 2000 à 2015