Réponse :

Exigences de la norme ISO 14001-2015

§7.5.2 Création et mise à jour des informations documentées
Lors de la création et de la mise à jour, l’organisme doit veiller à assurer que:

a) l’identification et la description des informations documentées (leur titre, date, auteur, numéro de référence par exemple);

b) leur format (langue, version logicielle, graphiques, par exemple) et support (électronique, papier, par exemple);

c) la revue effectuée (pour en déterminer la pertinence et l’adéquation) et leur approbation sont appropriés.

Commentaires :

Comme toujours, la norme impose des résultats et non des moyens. Les résultats à assurer sont :

- l'identification du statut de la version en vigueur

- la disponibilité des versions applicables sur les lieux d’utilisation
- la prévention de toute utilisation non intentionnelle de documents périmés

Une numérotation des versions et/ou une date d’approbation d’une nouvelle version aident à maîtriser ces résultats, mais le choix de tels moyens est laissé à la libre appréciation de l’entreprise. La norme cite des exemples.

D’autres moyens ne nécessitant pas forcément de numérotation des versions sont par exemple :
- la procédure informatique disponible sur le serveur (seule la version accessible est la bonne)
- les tarifs et listes de prix – ou formulaires de commande ou autre - affichés sur le site Internet
- la plaquette, brochure commerciale ou le catalogue de l’entreprise, avec la date d’édition
- l'absence de tirages papier, seule la version électronique disponible sur le serveur faisant foi
- l'identification des lieux d’utilisation et de distribution et remplacement systématique en cas de modifications

L’expérience permet néanmoins de faire les recommandations suivantes :

Version et date
Afin de ne pas confondre une procédure valable pendant une période donnée avec la même procédure mise à jour, il est d'usage d'attribuer un numéro de version à la dite procédure. Le numéro de version est incrémenté systématiquement lors des mises à jour du contenu de la procédure. Le raisonnement est le même pour les formulaires, à la différence que l'on parle de la mise à jour des formulaires vierges, et pas des formulaires complétés. C'est donc dans ce cas le "lay out", le canevas vierge du formulaire qui change de version.
Il est pratique également, mais pas imposé, d'avoir recours à la date d'application du document. La date est liée au numéro de version.
Ce qui revient à dire: formulaire (ou procédure) de la version 2 du 31/10/16 par exemple.

Référence informatique
Rien n'oblige à référencer ses documents avec des codes ésotériques (que seul(e) le/la gestionnaire du système qualité maîtrise par ailleurs...). Il est simplement pratique de faire le lien entre le nom informatique du document (procédure ou formulaire) et son processus associé. En principe, les documents utilisés comme documents de référence sont tous associés à un processus.
Pour nommer un document informatiquement (procédure ou formulaire), il est possible de le faire par :
- son titre, ce qui permet d'informer rapidement l'utilisateur potentiel sur le sujet concerné,
- une référence qui permet de savoir si il s'agit d'un formulaire (F) ou d'une procédure (P), ce qui permet à son utilisateur de savoir si cela correspond au type de document qu'il recherche (procédure à lire ou formulaire à remplir),
- un numéro de version directement dans le nom informatique, pour que l'utilisateur sache rapidement si la version recherchée est la bonne avant même d'ouvrir le document informatiquement. Exemple: "F-bon de commande v1.doc"
- certaines entreprises décident également d'attribuer un numéro de façon à permettre un tri sur le gestionnaire des fichiers. Mais cela n'a rien d'obligatoire. Cela doit apporter une valeur ajoutée à l'utilisation, à la gestion des documents. Exemple: "F 32 - bon de commande v1.doc"

Traçabilité de l’approbation

Pour ce qui est des rédacteurs, vérificateurs et approbateurs, c'est à l'entreprise de décider ce qu'elle souhaite faire apparaître comme information sur les documents concernés. Mais il est nécessaire d'avoir les informations suivantes lors d'un audit : Qui a rédigé quoi ? Est-ce valable ? Comment le prouver ? Et ce, tant pour les procédures que pour les formulaires vierges.

Source : issue ou adaptée des FAQ ProCert, Didier Blanc, de 2000 à 2015